MANAJEMEN DASAR ORGANISASI

(BASIC ORGANIZATION MANAGEMENT)

Oleh : Andreas Hua, S.Pd

Pengantar

Salah satu aspek untuk mendukung tata kelola organisasi yang baik adalah penerapan fungsi manajemen dasar. Ada 4 fungsi manajemen dasar yang dapat diterapkan dalam organisasi, termasuk organisasi serikat pekerja. Keempat fungsi tersebut, meliputi: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan/pelaksanaan (leading), dan pengawasan/pengendalian (controlling). Beberapa pakar manajemen menyebut 4 fungsi manajemen dasar agak berbeda, yakni: planning, organizing, actuating, dan controlling (POAC). Sedangkan yang di atas disingkat: POLC (planning, organizing, leading,, dan controlling). Kita tidak akan membahas perbedaan penyebutan POLC dan POAC. Silahkan pilih yang mana sesuai dengan konteksnya masing-masing. Sedangkan dari sisi isi dan apa yang dilakukan keduanya kurang lebih sama.https://www.serikatpekerjartmm.com/keputusan-04-rapimnas-iii-fsp-rtmm-spsi-tahun-2024/

Pembahasan tentang manajemen dasar dalam kegiatan Kaderisasi 4.0 lebih diarahkan agar peserta, para kader SP RTMM – FSP RTMM-SPSI mampu menerapkan fungsi dasar manajemen dalam kegiatan-kegiatan organisasi agar ke depan berbagai kegiatan organisasi dapat direncanakan, diorganisir, diarahkan/dilaksanakan, dan dikontrol dan dievaluasi dengan baik dan mencapai hasil sebagaimana diharapkan secara efektif dan efisien.

4 Fungsi Manajemen Dasar

Mengapa POLC atau POAC itu penting bagi organisasi, khususnya SP RTMM – FSP RTMM-SPSI? Secara umum, para pakar manajemen menyebutkan bahwa penerapan POLC amat mendukung pencapaian tujuan organisasi atau mnimal tujuan kegiatan yang telah ditetapkan bersama. Dalam organisasi profit, seperti perusahaan penerapan POLC dilakukan lebih rigid dan di-break-down lebih rinci supaya ada kepastian setiap elemen berjalan dengan baik demi mencapai tujuan Perusahaan, yakni keunggulan bersaing (comparative advantage).

Berikut 4 fungsi manajemen dasar yang dibahas dengan referensi kepada organisasi non profit, terutama serikat pekerja sesuai dengan entitas kita sebagai serikat pekerja: SP RTMM – FSP RTMM-SPSI:

Perencanaan (planning)

Dalam fase perencanaan yang dilakukan meliputi:

Menetapkan tujuan kegiatan yang akan dilakukan.
Menetapkan alur kegiatan atau jadwal kegiatan (timeline) yang jelas untuk mencapai tujuan.
Membuat alokasi sumber daya yang dimiliki.
Memetakan potensi-potensi risiko atau masalah yang mungkin timbul.
Melakukan penyelarasan dengan semua pihak atau bidang yang terlibat supaya semua fokus pada kegiatan dan tujuan yang sama.
Menyiapkan strategi untuk beradaptasi dengan kondisi riil dan hambatan-hambatan yang dihadapi.
Melakukan tinjauan (review) secara teratur atas tahap-tahap realisasi karena perubahan kondisi yang tidak terduga (unpredictable).

Pada fase ini perlu dilakukan pendalaman atas kondisi internal dan eksternal organisasi. Secara umum, fase perencanaan adalah fase untuk menentukan apa yang harus dilakukan (prioritas), kapan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan yang baik seharusnya menjadi peta jalan (roadmap) bagi organisasi dan tentu membantu pengalokasian sumberdaya secara tepat.

Pengorganisasian (organizing)

Pelaksanaan kegiatan di suatu organisasi tentu akan melibatkan banyak orang baik yang menjadi pengurus, staf atau bahkan orang lain yang berada di luar organisasi. Oleh karena itu, dibutuhkan pengorganisasian yang mencakup:

Siapa saja yang terlibat.
Bagaimana sumberdaya dialokasikan.
Ada pembagian tugas atau deskripsi tugas yang jelas dan berdasarkan kompetensi yang dimiliki.
Menjalin kerjasama dengan pihak-pihak yang terkait.
Koordinasi tentang tugas-tugas yang dibebankan dan alokasi waktu yang dibutuhkan.

Pada tahap ini koordinasi dan komunikasi yang intens sangat dibutuhkan; dapat dilakukan adaptasi terhadap alur kegiatan atau time line apabila dibutuhkan.

Pengarahan (leading)

Fase ini mencakup hal-hal sebagai berikut:

Memberi perintah atau arahan.
Memotivasi tim kerja.
Mempengaruhi perilaku semua yang terlibat untuk mencapai tujuan organisasi.
Membuat SOP.
Membuat keputusan-keputusan; pemecahan masalah.
Amat dibutuhkan kemampuan untuk mendorong, memberi inspirasi dan memotivsi tim agar memberikan kemampuan terbaiknya.
Membangun lingkungan kerja yang positif dengan menerapkan berbagai gaya kepemimpinan yang sesuai atau yang disebut kepemimpinan situasional, seperti mengarahkan/memerintah, mendampingi, mendukung, dan mendelegasikan.

Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah proses memonitor dan mengevaluasi eksekusi perencanaan dan membuat beberapa penyesuaian untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi.

Memonitor orang-orang yang terlibat dan mengevaluasi kualitas kerja mereka.
Melakukan penilaian kinerja (performance appraisals).
Mencari deviasi atas perencanaan (bila ada)
Berikan umpan balik (feedback); memberikan feedback positf bagi yang melakukan tugasnya dengan baik dan beri dorongan untuk terus maju dan mendorong yang negative agar memperbaiki diri.

Penyesuaian-penyesuaian mencakup: