Tata Kelola Keuangan Organisasi

Pengertian Tata kelola keuangan organisasi adalah keseluruhan kegiatan pejabat pengelola keuangan sesuai dengan kedudukan dan kewenangannya, yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pertanggungjawaban. Pengelolaan keuangan organisasi merupakan tugas dan tanggung jawab seorang pengurus keuangan yaitu Bendahara. Tugas bendahara bukan hanya sekedar menerima, menyimpan, mengatur pengeluaran uang, namun tanggung jawabnya lebih dari itu. Bahkan, makin besar organisasinya, maka tugas bendahara juga akan semakin berat.

Tugas bendahara secara umum adalah :

1. Sesuai keputusan MUNAS VI FSP RTMM-SPSI Tahun 2020, Bidang Keuangan yang dikelola oleh seorang dan/atau beberapa orang Bendahara, di semua tingkatan struktural kepemimpinan SP RTMM-FSP RTMM-SPSI di seluruh Indonesia wajib mengupayakan untuk:
2. membangun dan mengembangkan sistem tata kelola  pemungutan, pengumpulan, penggunaan, dan pelaporan iuran anggota. Tujuannya adalah untuk mewujudkan tata kelola yang sehat dengan memaksimalkan pemasukan dan pengelolaan pengeluaran keuangan organisasi dan menggunakan sistem yang akuntabel.
3. melakukan upaya penertiban pembayaran iuran (penerapan sanksi dan insentif yang bertujuan untuk memotivasi).
4. membuat dan menyampaikan serta mengembangkan sistem laporan bulanan kepada tingkatannya masing-masing (pengurus dan anggota) dan ditembuskan kepada perangkat organisasi di atasnya.
5. melaksanakan forum evaluasi secara periodik atas implementasi iuran anggota sesuai dengan ketentuan AD, ART, dan PO.
6. Bahwa bendahara memiliki kewenangan untuk meng-collect atau mengumpulkan iuran dari anggota sesuai mekanisme yang diatur dalam peraturan organisasi (PO).
7. Menyusun Rencana Anggaran Penerimaan dan Pengeluaran Organisasi (RAPPO) setiap bulan yang telah disahkan dalam rapat pleno organisasi.

Sebagai bendahara harus membuat RAPPO untuk satu periode kepengurusan. Secara garis besar, RAPPO harus mencakup anggaran penerimaan dan pengeluaran organisasi. Pembuatan RAPPO harus sejalan dan sesuai dengan program kerja yang ditetapkan. Penyusunan RAPPO sangat penting karena berfungsi sebagai rambu-rambu untuk masalah finansial organisasi dan juga sebagai bahan pertimbangan utama ketika organisasi akan melakukan pengeluaran.

Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan RAPPO adalah :

1. RAPPO Atas Program Kerja Baru

Menyusun RAPPO untuk program kerja baru yang sudah ditetapkan oleh kepengurusan periode yang baru. Bendahara wajib mempelajari program kerja baru untuk merumuskan anggaran, baik yang masuk maupun yang keluar. Penyusunan RAPPO juga untuk mengetahui apakah program kerja baru sudah tepat atau justru ada yang harus diubah untuk menyesuaikan kemampuan keuangan.

• Memeriksa Program Kerja Periode Sebelumnya

Saat hendak membuat RAPPO, bendahara tidak boleh mengabaikan program kerja yang lama. Bendahara tetap harus memeriksanya untuk mencari tahu apakah program kerja yang lama sudah berakhir atau justru belum selesai. Jika belum selesai, artinya program kerja lama tersebut terus berlanjut dan akan masuk ke RAPPO yang baru. Jadi, bendahara punya tugas untuk meninjau program kerja sekaligus anggaran periode sebelumnya untuk merumuskan RAPPO yang baru.

• Penyesuaian antara program kerja lama dan baru dengan sumber pendapatan

Bendahara memiliki tugas untuk menyesuaikan program kerja lama yang belum selesai dengan yang baru. Setelah itu bendahara juga harus menyesuaikannya dengan kas organisasi yang sekarang dan sumber pendapatan pada periode kepengurusan yang baru. Bila semuanya sesuai dan tidak ada masalah, RAPPO bisa segera disusun dan disahkan dalam Rapat Pleno Organisasi.

Apabila tidak sesuai dengan kas atau pemasukan, bendahara bersama – sama pengurus yang ada bisa berunding untuk mengambil keputusan yang baru seperti : mengubah program kerja yang baru, mencari atau menambah sumber pendanaan agar program kerja bisa berjalan atau menghapus atau menghentikan program kerja lama tersebut.

• Menyimpan dan Mengeluarkan Uang untuk Kebutuhan Organisasi

Bendahara bertugas untuk menyimpan uang sekaligus berkewajiban untuk mengeluarkan uang demi kepentingan organisasi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh bendahara dalam pengeluaran uang antara lain :

1. Sesuai dengan program kerja

Yaitu bendahara hanya boleh mengeluarkan uang apabila penggunaannya sesuai dengan program kerja yang dijalankan. Bila tidak sesuai, bendahara berhak menolak atau meminta pertimbangan dari ketua / pimpinan organisasi.

• Persetujuan ketua / pimpinan organisasi

Walau bertanggung jawab dalam masalah keuangan, bendahara tidak bisa seenaknya menggunakan uang yang disimpan, sekalipun untuk kepentingan organisasi. Setiap pengeluaran harus tetap mendapatkan persetujuan dari ketua/pemimpin.

• Menyusun Pembukuan untuk Satu Periode Kepengurusan

Pembukuan merupakan aktivitas mencatat semua arus keuangan yang terjadi dalam organisasi. Arus keuangan yang dimaksud tentunya mencakup pemasukan dan pengeluaran. Pencatatan ini pun harus dilakukan secara teratur agar nantinya bisa dianalisis.

Beberapa kegunaan Pembukuan adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui Transaksi Organisasi

Dalam satu periode kepengurusan, tentu ada banyak sekali transaksi keuangan yang terjadi. Bila semua transaksi tersebut tidak dicatat, hal ini akan berpengaruh pada kondisi finansial organisasi, bahkan bisa jadi menyebabkan masalah untuk periode kepengurusan selanjutnya. Itulah mengapa kegiatan pencatatan ini sangat penting. Pembukuan sangat berguna untuk mengetahui distribusi keuangan organisasi. Dari pembukuan, bendahara bisa melacak sumber uang, jumlahnya serta ke mana dana tersebut dikeluarkan.

• Mengetahui Tercapai Tidaknya Program Kerja

Proses akuntansi pasti akan diakhiri dengan penyusunan laporan keuangan organisasi. Dari laporan inilah organisasi akan mengetahui apakah program kerjanya sudah tercapai / terpenuhi atau justru tidak tercapai karena tidak adanya dana.

• Sebagai Bahan Koreksi

Masih mengacu pada poin no. b, pembukuan keuangan bisa digunakan sebagai bahan koreksi. Di akhir periode kerja, ada tiga kemungkinan yang bisa terjadi, yaitu berhasil mencapai tujuan / program kerja yang diinginkan, mencapai program kerja tetapi belum sesuai target, atau tidak sesuai harapan. Bila belum sesuai harapan dan tujuan, organisasi harus mengambil opsi lain, misalnya dengan mengubah program kerja atau mencari sumber dana yang baru.

• Menunjukkan Kondisi Kas dan Posisi Keuangan Organisasi

Pembukuan yang baik akan menunjukkan kondisi kas organisasi pada akhir periode dan posisi keuangan organisasi yang mencakup kas, piutang dan hutang organisasi.

• Mengelola Bukti Transaksi Keuangan

Bendahara juga bertugas untuk mengelola semua bukti transaksi keuangan organisasi. Mengelola artinya menyimpan dengan baik dan jangan sampai bukti transaksi tersebut hilang atau rusak. Bukti transaksi sendiri merupakan dokumen penting yang ‘merekam’ adanya aktivitas keuangan dan menjadi benda yang sangat berharga, baik berupa penjualan, pembelian, maupun dalam hal utang-piutang. Bukti transaksi biasanya berwujud nota, faktur, cek, atau kuitansi.

Manfaat bukti transaksi adalah sebagai berikut :

1. Bukti transaksi berguna untuk pembukuan atau penyusunan laporan keuangan.
2. Bisa mengungkap siapa saja pihak/orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
3. Berisi data transaksi, mulai dari waktu hingga jumlah uangnya.
4. Membuat laporan Keuangan Organisasi

Bendahara membuat lapoaran penerimaan dan pengularan perbulan, pertiga bulan dan pertahun secara tertulis yang disahkan dalam rapat pengurus di tingkat masing-masing dan disampaikan kepada anggota

Cara Merancang dan Mengelola Keuangan Sebuah Organisasi dengan Efektif

Selain solidaritas, untuk mengembangkan organisasi diperlukan kemampuan mengelola keuangan organisasi yang baik dan efektif. Untuk membuat sebuah organisasi dapat bertahan dan terus berkembang, tak hanya memerlukan kesolidan yang kuat antar anggota. Sebuah organisasi juga membutuhkan pendanaan yang mencukupi. Namun sebesar apapun pendanaan anda, tanpa adanya kejelasan manajemen keuangan sebuah organisasi, alhasil semua kegiatan organisasi tersebut tidak akan ada artinya.

Konsep tata kelola keuangan meliputi dasar-dasar sebagai berikut :

1. Fokuskan Tujuan dari Organisasi

Sangat penting untuk berdiskusi dengan seluruh anggota sebelum memfokuskan arah dan tujuan organisasi. Sebuah organisasi yang fokus keberadaannya tidak jelas akan menyebabkan pembengkakan keuangan. Oleh sebab itu, sebuah organisasi harus mulai memfokuskan apa-apa saja tujuan keberadaannya. Dengan menetapkan tujuan organisasi akan  memudahkan menetapkan rencana penggunaan anggaran, analisa manfaat kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi, dan pengendalian terhadap setiap kegiatan.

• Membuat Daftar Kegiatan yang Sesuai dengan Tujuan Organisasi

. Rancangan daftar kegiatan untuk setahun kedepan diperlukan agar budgeting lebih mudah dan stabil. Perencanaan dan pengelolaan keuangan organisasi didasarkan pada tujuan organisasi. Dan untuk itu daftar kegiatan sudah harus dibuat untuk 1 tahun atau setidaknya 6 bulan ke depan. Pembuatan rencana kegiatan dalam jangka panjang ini sangat penting untuk memastikan setiap kegiatan memiliki kesinambungan. Banyak sekali organisasi yang tanpa sadar menghabiskan dana untuk kegiatan-kegiatan tanpa manfaat yang jelas bagi tujuan organisasi. Ataupun kegiatan yang saling tumpang tindih dengan kegiatan lain. Misalnya menyelenggarakan kegiatan sejenis yang sebenarnya sudah dilakukan beberapa bulan kemarin.

• Kumpulkan Daftar Sumber Pemasukan dan Pendanaan untuk Organisasi

Sesuai Anggaran Dasar FSP RTMM SPSI Bab XII Pasal 33 ayat (1) bahwa keuangan organisasi diperoleh dari uang pangkal dan iuran anggota, uang konsolidasi, sumbangan yang tidak mengikat serta usaha – usaha lain yang sah.Sebuah organisasi tidak bisa hanya mengandalkan kolektivitas anggotanya. Dibutuhkan sumber-sumber pemasukan lain, baik dari donatur, penggalangan dana sumber dana lain, dapat juga dalam bentuk usaha mandiri organisasi yang sah dan bersifat profesional melalui kerjasama yang saling manguntungkan (simbiosis mutualisme), baik align antara Bidang Keuangan dengan Bidang Kerja yang lain, ataupun dengan pihak-pihak eksternal/mitra kerja terkait sebagai wujud fungsi organisasi dalam hal peningkatan kesejahteraan anggota/pekerja, dengan tetap memegang teguh prinsip-prinsip profesional, legalitas, dan independensi, tanpa mengesampingkan tujuan utama sebagai organisasi Serikat Pekerja yaitu perlindungan dan pembelaan (hak-hak dan kepentingan pekerja)

• Menentukan Anggaran untuk Setiap Kegiatan

. Sebuah kegiatan harus diberikan budget yang sesuai kebutuhan namun tanpa mengabaikan pendanaan untuk kegiatan lainnya. Salah satu perhitungan yang harus dilakukan adalah mengatur budgeting agar setiap rancangan kegiatan dapat terlaksana dengan dana yang ada. Tanpa manajemen dan cara yang tepat dalam mengelola keuangan organisasi, dapat ditemui suatu kondisi di mana satu atau dua kegiatan berjalan dengan lancar, namun kegiatan lain ternyata kekurangan dana. Dalam menentukan budget kegiatan, jangan sampai budget kurang dari yang dibutuhkan, namun jangan sampai juga terjadi pemborosan. Untuk itu, dalam setiap perancangan kegiatan, pastikan list segala macam kebutuhan untuk acara tersebut terdata dan dihitung dengan baik dan hal ini disampaikan melalui proposal kegiatan. Disamping itu juga diperlukan suatu cara untuk menghemat budget yang dibutuhkan. Budgeting terkadang tidak sesuai rencana, oleh sebab itu, pastikan untuk memberikan dana cadangan jika terjadi sesuatu yang tak terduga. Dan dana tersebut hanya boleh terpakai jika ada hal yang dapat mengganggu kelancaran kegiatan acara.

• Lakukan Pencatatan untuk Setiap Pemasukan dan Pengeluaran di Organisasi

Setiap data keuangan organisasi harus dicatat dan disimpan dengan baik untuk memudahkan proses analisa arus kas. Tata kelola keuangan organisasi yang akuntabel dan transparan adalah dengan adanya dokumentasi dan pencatatan. Dengan adanya sistem pencatatan dan dokumentasi untuk setiap pengeluaran dan pemasukan, maka setiap perputaran uang akan dapat diawasi dengan mudah. Pengawasan ini bukan hanya perkara ada tidaknya pengurus di organisasi yang melakukan tindak korupsi, namun lebih kepada pengawasan akan balancing di antara pemasukan dan pengeluaran. Pencatatan ini dapat dilakukan secara manual di sebuah buku ataupun dalam bentuk softcopy maupun online/aplikasi software di komputer.

Beberapa keuntungan tidak dilakukan secara manual adalah :

1. Dapat Menginput dan Mengakses Data Kapan dan Di Mana Saja

Aplikasi keuangan yang dapat diakses secara online akan memudahkan anda mengakses input data dari dan kapan saja. Selain itu, check datapun bisa dilakukan oleh anggota organisasi secara langsung.

• Meminimalisir Kemungkinan Data Hilang

Buku catatan mungkin saja mengalami kerusakan karena hal-hal seperti ketumpahan air, atau bahkan tinta pulpen yang bocor. Dengan memiliki soft data yang tersimpan di aplikasi keuangan online, setiap data akan tersimpan secara aman dan minim resiko data hilang.

• Memudahkan Analisa Data dan Arus Kas

Penggunaan aplikasi pencatatan secara online biasanya dilengkapi dengan fitur analisa. Fitur ini dapat membantu anda melihat naik turunnya pengeluaran, pemasukan, dan sistem balancing lainnya dalam pengelolaan keuangan. Laporan yang harus dianalisa ini dapat dijadikan laporan organisasi sesuai yang diingankan. Dengan melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan organisasi yang akuntable juga dapat memberikan manfaat berupa kepercayaan lebih dari pihak anggota amupun donator. Jadi walaupun pencatatan sebenarnya sebuah sistem yang tampak merepotkan, namun sebenarnya sangat bermanfaat dan sangat menguntungkan.